Sairauspoissaolot puolittuivat

Sadan henkilön työpaikalla Päijät-Hämeen sosiaalipsykiatrisessa säätiössä sairauspoissaolotnakersivat arjen sujuvuutta. Oliko kyseessä ikuisuusongelma, johon ei löydy ratkaisua? 

Myös henkilöstön vaihtuvuus väheni vuonna 2014. Mitä tapahtui?

Päijät-Hämeen sosiaalipsykiatrinen säätiö edistää mielenterveyttä sekä tukee ja kehittää mielenterveys- ja päihdetyötä. Se myös osallistuu uusien kuntouttavien toimintamuotojen kehittämiseen. Tarkoituksena on myös työskennellä Päijät-Hämeen alueella avohoidossa olevien mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden psyykkisen, fyysisen ja sosiaalisen hyvinvoinnin ja osallisuuden lisäämiseksi. 

Säätiön historiassa oli ollut monenlaisia vaiheita. Se perustettiin 17 vuotta sitten jatkamaan silloisen yhdistyksen toimintaa. Säätiö on elänyt viimeiset vuodet muutosten myllerryksessä, mikä alkoi näkyä henkilöstön sairastavuutena ja huolestuttavina poissaololukuina.

Pitkäjänteisellä työllä pitkäjänteisiin tuloksiin

Kun työntekijät voivat huonosti, henkilöstö ehdottaa usein ratkaisuksi resurssien lisäämistä: muutama uusi työntekijä helpottaisi tilannetta. Toisaalta johto ja henkilöstö saattavat tulkita, että kun työ on raskasta, tarvitaan henkilöstölle virkistystä. Päijät-Hämeen sosiaalipsykiatrinen säätiö ei tyytynyt kumpaankaan ratkaisuun. Tarvittiin toisenlaista lähestymistapaa säätiön tilanteeseen ja johto päätti tarttua asiaan tosissaan. Muutosvuosien jälkeen olisi voitu ajatella, että annetaan tilanteiden rauhoittua ja kehitetään toimintaa myöhemmin. Johto näki kuitenkin ensiarvoisen tärkeänä, että lähdetään heti hakemaan pysyviä ja kauaskantoisia ratkaisuja ja otetaan henkilöstö mukaan. 

Talkoisiin lähti koko henkilökunta 

Työhyvinvointi nähtiin säätiön yhteiseksi asiaksi ja talkoisiin kutsuttiin koko säätiön henkilökunta. Vuoden 2014 alussa alettiin suunnitella hanketta, jonka nimeksi henkilöstö äänesti ”TERO-työhyvinvointihanke”. Hankkeen keskeinen lähtökohta oli ajatus siitä, että sujuva työ on työhyvinvoinnin perusta. Hankkeen suunniteltiin kohdistuvan eri yksiköiden ajankohtaisten arki-ongelmien ratkaisemiseen. Työyhteisön tueksi mukaan kehittämiseen tuli Verve Consulting.

Mitä tehtiin?

Keväällä 2014 käärittiin hihat ja ruvettiin töihin. Henkilöstöstä valittiin kehittämisryhmä, jossa oli edustus kaikista kahdeksasta säätiön yksiköstä: terveys- ja liikuntatiimistä hallintoon ja palvelukeskuksista keittiöön. Kehittämisryhmä sai valmennuksissa työkaluja tutkia omaa arjen työtään sekä menetelmiä, joilla nostaa esiin työn sujuvuutta vaikeuttavia asioita. Ryhmä vei oppimiaan asioita omiin yksiköihinsä ja toi tullessaan aineistoa yksiköistä kehittämisryhmän valmennuksiin. Kunkin yksikön asioista tuli koko kehittämisryhmän yhteisiä. 

Häiriöistä kerätty aineisto kiersi 

Ryhmäläiset oppivat toistensa tilanteista. Yksiköt käsittelivät hankkeessa kerätyn työ- hyvivointikyselyn tuloksia ja nimesivät kyselyn pohjalta omia kehittämiskohteitaan, joita alkoivat työstää. Yksiköissä kerättiin häiriöpäiväkirjan avulla arjen ongelmia ja etsittiin ratkaisuja kiperimpiin kysymyksiin. Intoa riitti, vaikka arkityö oli kiireistä. 

Säätiön johdolla, esimiehillä ja tiiminvetäjillä oli oma valmennuksensa, jossa esimiestyön tilannetta ja haasteita ratkottiin. Kehittämisryhmästä vietiin aineistoa esimiesten valmennukseen ja päinvastoin. Näin saatiin käyntiin yhteinen keskustelu säätiön toiminnan tilanteesta. Tero-hankkeessa säätiön henkilöstö loi uudenlaista kehittämisen kulttuuria, kun eri yksiköt alkoivat yhdessä ratkaista esiin nousseita pulmia.

Hanke kesti vuoden ja sen aikana koko säätiön henkilöstö kokoontui kolme kertaa yhteiseen työseminaariin. jossa yksiköt esittelivät toisilleen kokeilemiaan uusia käytäntöjä.

Millaisia tuloksia?

Hankkeessa saatiin aikaan uudistuksia monella tasolla. Koko organisaatioita koskevia ratkaisuja olivat mm. uusi organisaatiomalli, muutokset johtoryhmän kokoonpanossa sekä muutokset tiiminvetäjien asemassa ja toimenkuvassa. Kaikissa säätiön yksiköissä otettiin käyttöön vuosikellomalli ja koko taloa koskevia palavereja jäsennettiin uudelleen.

Työn fokus muuttui

Hanke tuotti runsain määrin myös paikallisia, eri yksiköissä toteutettavia uudistuksia. Raportointi- ja kirjaamistavat muutettiin: enää ei niinkään raportoida rutiininomaisesti sitä, onko asiakas syönyt tai käynyt ulkona, vaan kiinnitetään huomio näissä asioissa tapahtuneisiin muutoksiin ja pieniinkin edistysaskeliin. Tämä alkoi näkyä heti työntekijöiden puheessa ja dokumentointitavassa: fokus siirtyi selkeämmin suunnitelmalliseen, kuntouttavaan asiakastyöhön. 

Ei enää kaikille kaikkea 

Siirtyminen yksilötyöstä tiimi- ja parityöhön jäsensi asiakasvastuut uudestaan. Aiemmin jokaisella oli omat vastuuasiakkaansa. Nyt kaikki ovat yhteisiä asiakkaita ja on helpompaa katsoa kokonaisuutena, millaista tukea kukin asiakas tarvitsee: pystytään aiempaa paremmin tarjoamaan täsmäapua. Yhteisten pelisääntöjen luominen mm. asiakastyöhön ja sen seuraamiseen on selkeyttänyt toimintaa asiakkaiden kanssa. Työntekijät seurasivat pelisääntöjen toteutumista häiriöpäiväkirjojen avulla, jolloin kehittämistä vaativat asiat saatiin näkyvämmiksi.

Miten hanketta arvioitiin?

Kehittämishankkeessa saatiin aikaan konkreettisia uudistuksia. Lähtökohtana olivat suuret sairauspoissaolomäärät ja heikentynyt työhyvinvointi. Hankkeen alkaessa ja päättyessä toteutettiin työhyvinvointikysely, jonka tulokset osoittavat työhyvinvoinnin ja jaksamisen parantuneen. Maaliskuussa 2015 hankkeen päättyessä 60 % vastaajista arvioi oman jaksamisensa olevan erittäin hyvä tai hyvä, kun vuotta aiemmin luku oli 47 %. Kyseessä on merkittävä muutos. Suurin osa henkilöstöstä arvioi hankkeen päättyessä kehittämisen luoneen uutta yhteistä toimintatapaa.

Esiin nostettiin asiakastyöhön vaikuttavat tulokset 

Hankkeen päätösseminaari pidettiin huhtikuussa 2015. Aiheeksi valittiin ”Asiakkaamme TERO PHSPS:n palvelujen käyttäjänä -hankkeen tuloksia asiakkaan näkökulmasta”. Oli tärkeää nostaa esiin hankkeen tulokset nimenomaan asiakkaan ja asiakastyön kannalta. Työyhteisö intoutui aiheesta niin paljon, että teki yhdessä asiakkaiden kanssa Asiakas Tero -nuken, joka oli mukana päätösseminaarissa. Säätiön eri yksiköt raportoivat hankkeen tuloksista ja asiakas Tero siirtyi kuhunkin esitykseen mukaan.

Työyhteisö intoutui aiheesta niin paljon, että teki yhdessä asiakkaiden kanssa Asiakas Tero -nuken, joka oli mukana päätösseminaarissa.

Lainauksia työhyvinvointikyselyn vastauksista

”Tero-hanke on ollut hyödyksi koko työyhteisölle. Kaikki ovat halutessaan päässeet mukaan kehittämään omaa työtään ja työhyvinvointiaan. Hanke on palauttanut meidät jälleen työn äärelle. Hyvin suunniteltu työ on puoliksi tehty.”

”Hanke on selkeyttänyt työnkuvaa ja antanut eväitä hyvään keskusteluun työyhteisössä. Se on edistänyt kokeilemaan erilaisia työtapoja ja etsimään käytänteitä työhön.”

”Hanke on osaltaan vaikuttanut siihen, että organisaatio on järjestäytynyt ja palannut perustehtäväänsä. Koko henkilökunta on ollut mukana palveluiden jäsentämisessä ja vähintään oman työkontekstinsa kehittämisessä. Kun perusta on luotu, on helppo jatkaa prosessien päivittämistä ja kehittämistyötä. Tulevaisuuden muutoshaasteisiin vastaaminen ei pelota.”

Alkuperäinen artikkeli julkaistu Työkyky -lehdessä 1/2015.